Echanges linguistiques: Notice de confidentialité

ELEV Échanges linguistiques des écoles vaudoises (ci-après « ELEV », « nous »), Av. Nestlé 39, 1800 Vevey est le responsable du traitement de vos données personnelles collectées dans le cadre de cette notice de confidentialité.

Pour toute question afférente à vos données personnelles, vous pouvez nous contacter en tout temps par e-mail à responsable@elev.ch et au numéro de téléphone suivant : +41 79 262 61 29.

Nous respectons votre vie privée et nous nous engageons à une transparence totale quant à la manière dont nous collectons, utilisons et partageons vos données personnelles.

La présente notice de confidentialité vous informe comment nous traitons les données personnelles que nous recueillons auprès de vous, que vous nous fournissez ou que nous pouvons recueillir auprès d’autres sources. Cela comprend les différentes façons dont vous interagissez avec nous, notamment via notre formulaire d’inscription à notre programme en ligne, notre Application, en personne, par e-mail ou par téléphone.

Cette notice de confidentialité a pour objectif :

de lister les données personnelles que nous collectons auprès de vous;
d’expliquer la finalité du traitement de ces données et de préciser sur quelles bases légales nous traitons ces données;
d’identifier avec qui ces données sont partagées et si elles sont transférées à l’étranger;
d’énoncer les mesures de sécurité que nous prenons en lien avec ces données;
de vous informer de vos droits en ce qui concerne vos données personnelles et de la manière dont vous pouvez les exercer.

Notre notice de confidentialité

En interagissant avec nous ou en nous communiquant vos données personnelles, vous acceptez les règles décrites dans cette notice de confidentialité. Si vous n’acceptez pas ces règles, veuillez ne pas utiliser ou visiter notre site web ni nous fournir vos données personnelles.

ELEV se réserve le droit d’apporter des modifications à cette notice de confidentialité, qui seront effectives dès leur publication sur notre site web. Veillez à consulter notre site web régulièrement pour tout changement.

Quelles données personnelles collectons-nous ?

Lorsque vous interagissez avec nous, par exemple via notre site web, notre Application, par e-mail ou par téléphone, nous pouvons être amenés à collecter vos données personnelles.

Nous ne collectons que les données personnelles que vous nous communiquez, qui résultent de vos actions sur notre site web et notre Application et/ou dont nous avons besoin pour vous offrir ou améliorer nos services, ou encore sur la base d’un autre intérêt légitime:

Informations de contact et d’identification telles que nom, prénom, adresse physique et électronique, numéro de téléphone, photographie et des métadonnées de communication telles que votre adresse IP, la signature temporelle et, éventuellement, des informations sur votre localisation géographique;
Informations d’identification, telles que nom d’utilisateur, ID du compte, ainsi qu’informations d’authentification, telles que mots de passe (encrypté) et réponses aux questions de sécurité;
Informations relatives aux caractéristiques personnelles telles que sexe, date de naissance et langue(s) parlée(s);
Informations relatives aux études telles que l’école fréquentée et la classe;
Informations relatives à la famille et à la situation familiale telles que nom, prénom, profession et numéro de téléphone des parents/représentants légaux, données sur la fratrie, âge des frères ou sœurs;
Informations relatives aux préférences de séjour telles que destinations et dates du séjour;
Informations relatives aux activités pratiquées et aux intérêts personnels telles que sports pratiqués, hobbies, branches préférées à l’école, instruments de musique joués, l’appartenance à un club ou une association, activités culturelles menées;
Informations sensibles telles qu’allergies aux poils d’animaux, intolérances ou allergies alimentaires, régimes alimentaires spécifiques et/ou maladies chroniques et/ou diabète;
Informations relatives à la personnalité des correspondants et aux préférences des familles d’accueil telles que préférences quant aux partenaires souhaités et aux correspondants hébergés;
Informations relatives à une ou des participations précédentes au programme d’échange telles que participation à séjours des autres années, inscriptions sans suite;
Informations relatives au séjour telles que disponibilités de la famille d’accueil, membres de la famille présents lors du séjour, mise à disposition d’une chambre individuelle ou non;

Nous collectons ces données directement auprès de vous, si vous êtes membres d’une famille d’accueil, un/e correspondant/e et/ou un/e candidat/e. Pour les correspondants/tes mineurs/es, les données sont récoltées auprès des parents/représentants légaux ou sous leur supervision.

Nous utilisons aussi des cookies et autres technologies de suivi (par ex. pixels, balises web et APIs) qui collectent certains types d'informations lorsque vous interagissez avec nous sur notre site web, tels que l’adresses IP, la localisation, les appareils ou préférences de navigation, le système d'exploitation, la source, la durée de la visite, les pages consultées, etc. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter notre notice sur les cookies.

Nous pouvons également recueillir des données personnelles provenant notamment d’agrégateurs de données de tiers (par ex. Google).

Pourquoi collectons-nous vos données personnelles et sur quelles bases légales ?

Nous collectons et utilisons vos données personnelles afin:

de vous permettre de participer au programme ELEV d’échanges linguistiques des écoles vaudoises;
d’effectuer des transactions commerciales avec vous lors de votre inscription au programme;
d’optimiser votre expérience d’utilisateur/trice sur notre site web;
de garantir la sécurité et la maintenance de notre site web et de notre Application;
de conserver des traces de nos activités afin de nous conformer à nos obligations financières ou juridiques.

Une grande partie des données que nous traitons sont collectée sur une base précontractuelle et/ou contractuelle, afin de répondre à vos demandes de renseignement, lors de toute autre prise de contact avec nous ou encore lorsque vous remplissez notre formulaire d’inscription au programme ELEV d’échanges linguistiques des écoles vaudoises via notre site web ou notre Application. Les données collectées lors de l’inscription au programme sont utilisées pour créer votre compte personnalisé et procéder au matching/couplage nécessaire à l’attribution des séjours d’échanges linguistiques. Afin de pouvoir établir un matching optimal, à savoir placer un/e correspondant/e au lieu de son choix en fonctions de son âge, de son niveau d’études et d’autres informations, nous demandons un certain nombre d’informations. Les informations suivantes sont notamment utilisées dans ce cadre: informations de contact, d’identification, d’authentification, informations relatives aux caractéristiques personnelles et aux études, informations relatives à la famille et à la situation familiale, informations relatives aux préférences de séjour. Nous traitons vos informations transactionnelles et professionnelles sur la même base, lorsque vous payez les frais d’inscription au programme via notre site web ou notre Application.

Afin de nous assurer de ne pas placer de correspondants/tes allergiques à certains animaux ou présentant des intolérances ou allergies alimentaires ou une condition demandant une attention spéciale auprès de familles d’accueil qui ne correspondraient pas ou qui ne pourraient pas tenir compte des besoins spécifiques des correspondants, nous récoltons quelques informations sensibles sur la même base précontractuelle et/ou contractuelle, relativement tôt dans le processus d’inscription au programme d’échanges linguistiques. Dans ce cas, nous vous demanderons votre consentement explicite pour traiter vos données sensibles, au moyen d’une case à cocher dans le formulaire d’inscription sur notre site web ou dans notre Application. Veuillez noter que vous pouvez exercer l'option de retirer votre consentement à tout moment en nous contactant à responsable@elev.ch. Le retrait du consentement ne compromet toutefois pas la liceité du traitement effectué avant ce retrait.

Il est dans l’intérêt légitime des correspondants au programme et des familles d’accueil que nous traitions certaines informations personnelles afin d’optimiser le matching/couplage et les placements d’un/e correspondant/e auprès d’une famille d’accueil adéquate. Les informations suivantes sont notamment collectées et traitées dans ce cadre: informations relatives aux activités pratiquées et aux intérêts personnels, informations relatives à la personnalité des correspondants et aux préférences des familles d’accueil, informations relatives à une ou des participations précédentes au programme d’échange, ou encore informations relatives au séjour. Veuillez noter que dans ce cas, vous avez le droit d’objecter au traitement en tout temps en nous contactant à responsable@elev.ch.

Il est en outre dans notre intérêt légitime de traiter certaines de vos informations pour garantir la sécurité de notre site web et de notre Application. Veuillez noter que dans ce cas également, vous pourrez objecter au traitement en nous contactant à responsable@elev.ch.

Enfin, nous avons des obligations légales en vertu du droit national et international. Afin de remplir nos obligations, nous traitons vos données personnelles à des fins de conformité, afin de nous conformer à nos obligations financières ou juridiques.

Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Nous ne vendons pas vos données personnelles.

Nous ne transférons vos données personnelles qu’entre la Suisse et l’Union Européenne (plus particulièrement l’Allemagne et l’Autriche).

Il est possible que nous partagions vos données personnelles avec certains de nos fournisseurs de services (par ex. notre société d’hébergement informatique, la société ayant développé notre Application) ou avec des autorités.

Nous exigeons de ces tiers de respecter toutes les lois relatives aux données personnelles.

Comment vos données sont-elles stockées, sécurisées et conservées ?

Toutes nos données sont stockées en Suisse.

Nous prenons toutes les précautions techniques et organisationnelles raisonnables pour sécuriser vos données personnelles contre toute perte, accès non-autorisé et autre violation. Ces données ne seront pas partagées avec des tiers, sauf dans les cas prévus dans cette notice de confidentialité.

Lorsque les informations personnelles que nous recueillons ne sont plus requises pour une finalité donnée ou sur la base d’une exigence légale, nous les détruisons ou les anonymisons.

Nous nous engageons également à ne pas conserver vos données personnelles si vous deviez ne montrer aucun intérêt pour nos services pendant une période définie après la fin de votre dernière prise de contact avec nous.

Vos droits - comment accéder à vos données personnelles et demander leur rectification

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant simplement à responsable@elev.ch.

Vous pouvez demander l’accès à vos données personnelles, ainsi que les corriger ou les mettre à jour.

Si le traitement est basé sur votre consentement, vous avez le droit de le retirer en tout temps.

Si le traitement est basé sur l’intérêt légitime, vous avez le droit d’objecter au traitement.

Pour nous aider à traiter votre demande, veuillez nous fournir vos coordonnées complètes, afin que nous puissions vous identifier de manière sécure.

Vous pouvez également limiter l'utilisation des technologies de suivi, tels que les cookies, en configurant votre navigateur pour qu'il vous avertisse avant de les accepter, ou vous pouvez simplement le configurer pour les refuser.

Dans le cas où vous estimeriez que nous ne respectons pas vos droits ou nos obligations, vous pourrez directement effectuer une réclamation auprès des autorités de protection des données en Suisse.

La notice de confidentialité et toutes questions en découlant ou liées à celle-ci sont régies par le droit suisse. Vous acceptez la compétence exclusive des tribunaux du siège de ELEV Échanges linguistiques des écoles vaudoises.

ELEV Échanges linguistiques des écoles vaudoises – Août 2023